15 خطأ بريد إلكتروني سيكلفك المال والعملاء
15 خطأ بريد إلكتروني سيكلفك المال والعملاء
يظل البريد الإلكتروني إلى حد بعيد الوسيلة المفضلة للشركات والأفراد في عالم الأعمال. تعتمد العديد من الشركات على البريد الإلكتروني كوسيلة للتوقيع وإغلاق الصفقات ، وليس فقط للتواصل والتفاوض ، وهم يعرفون أيضًا أن أي خطأ عند استخدام البريد الإلكتروني يمكن أن يكون له نتائج سيئة للغاية.
يشتكي المشتكون دائمًا من كسل الموظفين – فهم يعملون بجد ويقدمون أفضل ما لديهم حقًا – ويرفضون أي طلب من الموظفين للحصول على زيادة أو أي مزايا عينية ، ويجادلون دائمًا بأن الشركة على وشك الإفلاس ونحن نعاني أسوأ ميزانية وأرقام على الإطلاق.
في هذه الموجة من الاستياء والشكاوى ، تلقى جميع أعضاء الشركة دون استثناء بريدًا إلكترونيًا ، وهو تقرير دراسة جدوى لمشروع جديد تنوي الشركة القيام به.
مرفق خطاب عرض ، انطلاقا من الأسماء الواردة في الخطاب ، موجه بشكل أساسي إلى رئيس مجلس إدارة الشركة وأكبر مساهم ، والذي يحتوي على بيانات وأرقام إحصائية لإثبات مدى زيادة أرباح الشركة خلال هذه الفترة مقارنة بالأعوام السابقة.
كيف حدث مثل هذا الخطأ؟
هناك ميزة في نظام البريد الإلكتروني الذي تستخدمه والتي ستمنحك اقتراحات لأسماء المستلمين فقط عن طريق كتابة الحرف الأول من اسم المستلم. عندما يكتب الرئيس التنفيذي هذا الحرف (أ) ، ستكون هناك قائمة بالأسماء تبدأ بهذا الحرف ، وأولها اسم رئيس مجلس الإدارة ، والثاني هو (الكل) ، وهذه ميزة متاحة فقط للمدراء ، مما يسمح بإرسال رسالة إلى جميع أعضاء الشركة. هكذا هي.
تسبب خطأ بسيط في النقر على اسم المستلم وتأكيده في حدوث توتر في الشركة ، وعلى أقل تقدير ، وضع الرئيس التنفيذي في موقف حرج.
قد يبدو هذا الخطأ تافهاً ، لكن التقليل من شأنه قد يؤدي إلى كارثة ، كما رأيت من القصص السابقة.
2. اكتب هذه الرسالة عندما تكون غاضبًا
هناك حاجة إلى التنفيس عن الغضب ، لكن أرسطو قال:
“من السهل أن تغضب ، لكن من الصعب أن تغضب من الشخص المناسب في الوقت المناسب ، للسبب الصحيح ، وبالطريقة الصحيحة.”
بالإضافة إلى ذلك ، فإن البريد الإلكتروني ليس أفضل طريقة للتنفيس عن غضبك. تذكر ، بمجرد الضغط على زر الإرسال ، لن تتمكن من التراجع. هذا يعني أنك تتحمل عواقب هذه الرسالة ، بغض النظر عن محتواها.
شخصيًا – خاصة لهذا السبب – أقوم بتنشيط، حيث إنها تمنحني بضع ثوانٍ لقراءة الرسالة بسرعة قبل إرسالها إلى الشخص المطلوب.
عندما تشعر بالغضب ، توقف عما تفعله وابحث عن شيء آخر تفعله بدلاً من الجلوس أمام الكمبيوتر. يمكنك أخذ استراحة من العمل ومشاهدة مقطع فيديو قصير من الكوميديا الذكية لضبط حالتك المزاجية. أو يمكنك تغيير وضع الجلوس أو الوقوف أو القيام بأي حركات جسدية أخرى.
ومع ذلك ، إذا شعرت بالحاجة إلى كتابة هذه الرسالة ، فبدلاً من كتابتها في صفحة الإرسال للبريد الإلكتروني ، اكتبها على محرر نص خارجي (مثل MS Word أو Open Office) واقرأها وراجعها مرة أو مرتين على الأقل قبل نسخها ونقلها إلى صفحة الإرسال وإرسالها.
3. ابذل جهدًا لتبدو مثيرة للاهتمام
هل تعتقد أن المستلم يرى وجهك أو يسمع صوتك أو يفهم حالتك المزاجية عند الكتابة؟ أبداً. إذا كنت تحاول إضافة روح الدعابة إلى رسالة عملك ، فمن المحتمل ألا يشعر متلقي رسالتك بذلك.
4. أرسل فقط عند الحاجة
يتناول هذا القسم العلاقات الاجتماعية في بيئة العمل. هذا أمر طبيعي وآثاره. لا تترك لنا المحاضرات والكتب المتعلقة بالذكاء الاجتماعي مجالًا للمناقشة.
يخبرنا محترفو المبيعات ومندوبو المبيعات أن العملاء يشترون منتجًا ليس فقط لأنه يلبي حاجة ، ولكن لأنهم مرتبطون بمندوب المبيعات. هذا الارتباط عاطفي في معظم الأوقات. يشتري الناس من شخص يشعرون بالراحة معه ، أو يثقون به ، أو نبيل أو أي شيء آخر إنساني
أضف طابعًا إنسانيًا على علاقتك مع كل شخص تقابله عبر البريد الإلكتروني ، مما دفع الناس للتواصل معك بشكل أكبر.
أرسل رسالة إلى الشخص المستهدف ، واسأل عن حالته ، وشارك الأخبار السارة ، والصور الجميلة ، والفيديوهات الجذابة ، والمقالات التي تعجبك. في ذلك ، تخبره أنك تتذكره على الرغم من مخاوف الحياة.
اختبر هذه اللمسة البشرية في رسالتك التالية وستشعر بفرق كبير في كيفية تعاملك مع الآخرين وكيف تشعر بداخلك.
5. أنت لا تعبر عما تريد
لن يقرأ مستلم رسالتك رأيك ، لذا قبل أن ترسل رسالتك ، عليك أن تفكر ، لماذا تكتب هذا؟
يجب أن تكون بعض الأشياء في العمل واضحة جدًا ، والأسئلة في المنتصف غير مقبولة. بالطبع ، هذه الأشياء واضحة. ولكن يجب تحديد الأمور الأخرى التي تقبل الاحتمالات المتعددة بوضوح.
اقتراح غامض في رسالة بريد إلكتروني لن يكون واضحًا كما تعتقد. بدلاً من ذلك ، قد يُساء فهمها أو لا تُفهم على الإطلاق. كن واضحًا بشأن ما تريده من شريكك في المحادثة.
6. الرد على رسائل البريد الإلكتروني في معظم الأوقات
ما لم تكن طبيعة عملك تتطلب استجابة سريعة لرسائل البريد الإلكتروني الواردة (مثل موظف خدمة العملاء والدعم الفني) ، فلا فائدة من الجلوس وانتظار الرد على كل رسالة واردة. لماذا؟ يتعلق الأمر بالتركيز وقدرتك على أن تكون منتجًا.
يستغرق الأمر حوالي 25 دقيقة حتى يعود الشخص إلى تركيزه السابق على المهمة التي كان يكملها ، لذا فإن التسرع في الرد على كل رسالة تتلقاها في بريدك الإلكتروني يستغرق جزءًا من وقتك واهتمامك ، وهذا ليس الشيء الصحيح الذي يجب القيام به.
يمكنك تخصيص وقت محدد للرد على رسائل البريد الإلكتروني. على سبيل المثال ، عندما تذهب إلى العمل (الرد على الرسائل العاجلة) ، عند الظهر وقبل المغادرة. هذه هي اقتراحاتي الشخصية ، يمكنك اختيار ما يناسبك بشكل أفضل ، لكن لا ترد على رسالة بريد إلكتروني بمجرد وصولها.
7. إرسال الرسائل خارج ساعات العمل الرسمية
إذا قمت بذلك ، فأنت ترسل إليه رسالة ضمنية مفادها أنه يمكنك الرد على رسائله في المساء وعطلات نهاية الأسبوع والعطلات السنوية ، وأن له الحق في توبيخك إذا تأخرت في الرد.
إذا كنت لا تحترم خصوصيتك ، فلن يفعل ذلك عملاؤك. امنح كل من له حق لك ما يستحقه ، وأنت نفسك أول من يستريح ، خاصة عندما يحين وقت الراحة.
8. رسالتك طويلة جدًا
خير الكلام ما قل ودل. لماذا تهتم بكتابة رسائل طويلة ومفصلة بافتراض أن عملائك لا يمكنهم فهمها إلا بهذه الطريقة؟ أحيانًا أحصل على رسائل تتكون من كلمة أو كلمتين فقط بما يكفي لخدمة الغرض دون الانتقاص من معنى أي شيء.
لدي زميلة سترد بالتفصيل على كل رسالة تتلقاها ، مما يقلل بشكل كبير من كفاءة عملها ، والعديد من الزملاء غير مهتمين بقراءة الرسالة حتى النهاية ، فهو يستخدم عينيه للعثور بسرعة على ما يريد
9. تقليل قيمة المرفقات
بالعودة إلى الجزء التفصيلي عند كتابة الرسالة في وقت سابق ، إذا كان هناك شيء يحتاج إلى توضيح ، فأنت لست بحاجة فعلاً إلى القيام بذلك بنفسك. يمكنك توفير الكثير من الوقت عن طريق وضع بعض الملفات التي تشرح الأمر ضمنيًا أو بالتفصيل لمتلقي البريد.
10. أنت تستخدم حساب العمل الخاص بك لإرسال رسائل شخصية
هذه الممارسة لا علاقة لها بالمهنية. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن يعاقب رئيسك في العمل. لا يُنصح مطلقًا باستخدام البريد الإلكتروني الخاص بالعمل لإرسال بريد إلكتروني شخصي ، ولا يُنصح حتى بفتح بريد إلكتروني شخصي في العمل.
11. نسيت إدخال العنوان الصحيح
ليس فقط مشكلة نسيان أو تجاهل العناوين هي مشكلة كبيرة ، ولكن وضع عناوين غير مناسبة أو غير ذات صلة بمحتوى الرسالة هو أيضًا مشكلة كبيرة. او اضافة عنوان مثير (هام – عاجل – الرجاء الرد بسرعة – الخ).
يمكنك إضافة هذا النص ، ولكن فقط إذا اتبعته بتسمية توضيحية واضحة توضح سبب أهمية هذه الرسالة أو إلحاحها أو تتطلب استجابة سريعة.
12. استخدم الاختصارات بدلا من الجمل الكاملة
لا يعرف الجميع ما تعنيه كلمة عيسى باللغة العربية (“إن شاء الله” أو “إن شاء الله”) ، أو حتى الاختصارات مثل “tyt” التي تعني “خذ وقتك” وغيرها.
علاوة على ذلك ، من غير المهني تمامًا استخدام مثل هذه الاختصارات في عالم الأعمال ، لأنها يمكن أن تخلق العديد من المواقف المحرجة ، خاصة بالنسبة لأولئك الذين لا يعرفون معناها ، والمواقف اللاحقة ، مثل السؤال عن معناها ، أو وضع علامات الاستفهام ، أو تقديم ردود سخيفة ، كما لو أن متلقي الرسالة جاء باختصار غير مفهوم بنفس القدر.
حرر نفسك من هذا الصداع بجعل رسالتك تبدو احترافية وواضحة ومحددة ، معبرة تمامًا عما تريد أن تقوله.
13. يرجى المراجعة بعناية قبل إرسال رسالة
إن إرسال رسالة إلى عميلك بها تهجئة أو قواعد نحوية غير صحيحة يشبه إخباره ، “هذه الرسالة منك لا تستحق وقتي.”
يحكي ديل كارنيجي عن خطأ فادح ارتكبه مع كاتب عظيم عندما أراد أن يتطابق مع كاتب عظيم ذات يوم. الكتاب الكبار لديهم عادة إلحاق “مكتوبة ، غير محررة” برسائلهم عندما يكونون مشغولين ، لإظهار تركيزهم والاعتذار مقدمًا عن أي أخطاء إملائية أو نحوية.
كتب كارنيجي خطابًا للكاتب يطلب مقابلته ، فاعتذر له الكاتب ، وكان هذا السطر في نهاية الرسالة. كان رد فعل كارنيجي الشاب غاضبًا ، ورأى أنه متهور ويقلل من شأنه. فأجاب على الرسالة ، مُلحقًا عبارة “مكتوب ولكن لم تتم مراجعته” بالرسالة للمقارنة مع الكاتب الكبير.
كان رد المؤلف اللاذع: “فظاظتك لا تفوقها إلا فظاظتك”. قال كارنيجي عن الخطأ: “كلما فكرت في الأمر ، أشعر بالأسف الشديد والإحراج”.
14. تجاهل التهيئة ووضع التوقيعات الصحيحة المخصصة للرسائل
إذا كنت تتلقى 3 أو 4 رسائل يوميًا ، فمن المحتمل أن تكون حالة التوقيع الخاصة بك مجرد خلل. ولكن عندما يصل حجم الرسائل في اليوم إلى حوالي 100 ، ستكون هذه العملية صعبة للغاية.
تتيح لك جميع منصات البريد الإلكتروني تقريبًا تثبيت توقيع مناسب يظهر في نهاية كل رسالة ، إلى جانب جميع الإضافات والتأثيرات. قد يكون التعليق بيانات بطاقة عملك ، بالإضافة إلى شعار شركتك ، أو شيء من هذا القبيل.
النقطة المهمة هي أنه في كل مرة ترسل فيها رسالة إلى عميل ، يتم إعداد توقيعك تلقائيًا.
15. تجاهل قوة الروابط الخارجية
إذا كان هناك مصدر متاح ، مثل ارتباط موقع ويب أو صفحة تساعد العملاء على فهم موضوع رسالتك ، فمن الجيد تضمينها في رسالتك.
يتماشى هذا مع الإجراء (9) حول أهمية وضع المرفقات في رسائل البريد ، حيث أن كلاهما يوفر لك الوقت ، لذلك لن تضطر إلى كتابة رسائل طويلة جدًا ، ويمكنك استخدام الروابط المرفقة إذا أراد العميل مزيدًا من التفاصيل.
15 خطأ بريد إلكتروني سيكلفك المال والعملاء