إدارة طلبات المتجر | سبب أهميتها وكيفية تحقيق أقصى استفادة منها
ما هي إدارة أوامر المتجر؟
تعد إدارة الطلبات في متجرك أو OMS جزءًا لا يتجزأ من أي عمل تجاري إلكتروني ، بغض النظر عن حجمه ، حيث إنه لا يضمن التوفير فحسب ، بل يساعد أيضًا على زيادة رضا العملاء عن تجربة التسوق معك.
يشير المصطلح إلى العمليات المختلفة التي تستخدمها المتاجر لتتبع الطلبات ومعالجتها حتى تصل إلى العملاء بأمان. لم تعد إدارة طلبات المتجر تقتصر على تسليم المنتج ، بل تمتد إلى مرحلة ما بعد الإنتاج لضمان رضا العملاء عن المنتج وتقييم تجربته المستقبلية.
حتى الأخطاء الصغيرة في إدارة طلبات المتجر يمكن أن تؤثر على الإيرادات ، سواء كانت متعلقة بتأخيرات معالجة الطلبات أو أخطاء الشحن أو غيرها من المشكلات التي يمكن أن تؤثر على سمعة علامتك التجارية ، لذا فإن أهمية إدارة طلبات المتجر.
لماذا تحتاج إلى إدارة الطلبات في المقام الأول؟
بغض النظر عن حجم المتجر أو طبيعة المنتجات أو الخدمات المباعة ، فإن إدارة طلبات متجرك ضرورية لأن الإدارة تساعد في:
1. ضمان المخزون
تحتفظ إدارة الطلبات بمستوى دقيق من المنتجات الموجودة في المخزون ، حيث يمكن أن يتسبب الإفراط في التخزين والتكديس أو نقص المنتجات في حدوث مشكلات لأن المنتجات المكدسة في المخزون تشغل مساحة وهذه المنتجات لها صلاحية محددة يجب استهلاكها قبل انتهاء الصلاحية. إذا كان هناك نقص في بحلول تاريخ الانتهاء ، ستفقد العميل إذا وجد العميل أن المنتج غير متوفر بعد إكمال طلب المنتج.
2. تقليل أخطاء تنفيذ الأمر
يعتبر تنفيذ الطلب أمرًا سهلاً من الناحية النظرية ، ولكن يمكن أن تحدث أخطاء أثناء عملية تنفيذ الطلب خلال الموسم أو مع نمو المتجر وزيادة الطلبات.يمكن لعملية إدارة الطلبات الناجحة أن تقلل من مثل هذه الأخطاء حيث تساعد الإدارة في تقليل التكاليف.
3. توفير الوقت
يمكن أن توفر لك إدارة الطلبات ، خاصةً إذا كانت تلقائية ، الكثير من الوقت ، خاصةً عند مواجهة استفسارات العملاء حول الشحن أو التأخير أو أرقام المنتجات الموجودة في المخزون ، والتي يمكن لإدارة الطلبات التعامل معها لبدء التركيز من بين أشياء أخرى
4. تحسين تجربة العملاء
تتمثل إحدى مزايا إدارة الطلبات في التجارة الإلكترونية في تحسين تجربة العملاء من خلال تسهيل الأمر على العملاء والتأكد من أن تجربة التسوق لا تزعجهم من أي نوع ، سواء أكان ذلك تنفيذًا لطلب أو تتبع حزمة أو التواصل مع العملاء.
5. معالجة المدفوعات وتتبعها
تعد معالجة المدفوعات أحد أهم جوانب إدارة الطلبات ، وتتيح لك الإدارة الجيدة للطلب إدارة المدفوعات داخل وخارج متجرك ، سواء كان ذلك عند تلقي مدفوعات من العملاء أو عند إرجاع طلب لاسترداد الأموال.
1. إيصال طلب العميل
تأكد من أنك على استعداد تام لاستلام طلبات العملاء. يجب عليك التأكد من وجود مخزون كافٍ وتوفير خيارات دفع إلكترونية آمنة ومريحة. ولا تنس مراحل انتقاء الطلبات وتعبئتها وشحنها.
في المخزن: عدم إخبار العملاء بأن المنتج نفد من المخزون يمكن أن يؤدي إلى الإحباط إذا كان العميل قد طلب المنتج بالفعل.
خيارات الدفع: حاول إنشاء وربط بوابة دفع إلكترونية في متجرك لتلقي المدفوعات بطرق متعددة وضمان أمان عملية الدفع.
طلبات الانتقاء: تتطلب بعض المنتجات اهتمامًا خاصًا عند الانتقاء أو التعبئة أو الشحن ، وتتطلب بعض الطلبات اهتمامًا خاصًا ، أو قد يدفع العملاء المزيد مقابل التوصيل السريع.
2. جمع بيانات النظام
بعد أن يطلب العميل منتجًا معينًا ويدفع ثمنه ، يتم إرسال المعلومات إلى المستودع أو شريك الشحن المتصل لإكمال الطلب.
هذه المرحلة مهمة لأن أي أخطاء في البيانات المجمعة يمكن أن تؤدي إلى تأخر الشحنات أو عدم اكتمال الطلبات أو تسبب أخطاء. لذلك ، من المهم جمع بيانات الطلب بشكل صحيح واستخدام أدوات إدارة الطلبات للمراجعة التلقائية أو تعيين فريق مخصص لجمع ومراجعة صحة الطلبات.
3. تحضير تغليف المنتج
بمجرد إرسال بيانات الطلب إلى المستودع ، تبدأ عملية التقاط العناصر من أرفف المتجر وتجهيزها للتغليف ، اعتمادًا على حجم متجرك ، يمكنك تنفيذ هذه المهمة ، أو يمكن لفريقك مساعدتك في ملء ترتيب.
تساعدك عمليات إدارة المخزون الآلية على تحديث مستويات المخزون تلقائيًا وتمكنك من عرض المخزون المتبقي في الوقت الفعلي لإعداد شحنات جديدة أو التركيز على مسح أرفف المستودعات.
4. تغليف المنتج
بمجرد وصول المنتج المطلوب إلى محطة الوقود ، يتأكد الموظف المسؤول من صحة الطلب ثم يقوم بتعبئة المنتج جاهزًا للشحن إلى العميل.
هناك العديد من العوامل التي يجب مراعاتها عند تغليف المنتج ، مثل هشاشة المنتج أو الوزن والحجم ، والتي ستحدد طريقة التعبئة والمواد المستخدمة للتغليف ، حيث أن علب الحلوى ليست مثل أدوات ومعدات اللياقة البدنية مربعات. يرجى التأكد من تعبئة المنتج بأفضل طريقة ممكنة لتجنب أي مفاجآت سيئة عند قيام العميل بفتح الطلب..
5. طلب الشحن
“طلبك في طريقه إليك!” هي عبارة يحب العملاء سماعها وإثارة حماستهم. مهمتك هي التأكد من اختيار المنتج بشكل صحيح وتعبئته بدقة وبشكل صحيح ، لأن كل ما تبقى هو شحن المنتج إلى العميل.
يجب على فريق التغليف تحديد نوع الشحنة (سريعة أو عادية) إن وجدت وطباعة بطاقة معلومات الشحن الصحيحة على الطلب وتقديم حالة الطلب كـ “في الشحن” حتى يتمكن العميل من المتابعة والاطلاع على أمام عينيه.
6. طلب الشحن
في هذه الخطوة ، يخرج الطلب من المستودع الخاص بك ويبدأ في التسليم إلى عتبة باب العميل. صحيح أنه ليس بين يديك ، ولكن من المهم أن تفعل كل ما بوسعك للتأكد من وصول المنتج ومن عدم تعليقه من قبل مندوب الشحن.
تتبع موثوقية تسليم شحنتك وتأكد من وصول المنتجات بأمان وعدم تلفها أو فقدها أو استبدالها. إذا حدثت هذه المشكلات بشكل متكرر ، فلا تتردد في تبديل شركاء الشحن والاعتماد على شركاء أكثر موثوقية.
7. المتابعة بعد شحن المنتج
لا تنتهي عملية إدارة الطلب عند التسليم ، فأنت بحاجة إلى المتابعة مع العملاء للتأكد من إعجابهم بالمنتج ومع الموظفين لإجراء التحسينات اللازمة.
لا تتجاهل استبيانات العملاء حول المنتجات ، فهذه هي أهم خطوة في إدارة طلبات المتجر. ويمكنك مسح مدى رضاهم عن طريق إرسال رسائل بريد إلكتروني تلقائيًا بعد استلامهم للبضائع للتأكد من صحة الطلب وجودة المنتج والوصول في الوقت المناسب.